11.05.2023
Podnikáte? Vyžaduje si charakter vášho podnikania služobné cesty? Ak vás pracovné povinnosti prinútia sadnúť za volant pravidelne každý týždeň, zrejme pre vás pojem “cestovný príkaz” nie je neznámy. Určite ste už zbehlí v tom, ako a kedy ho vyplniť.
Ak sa však chystá prvá služobná cesta vo vašej spoločnosti, je dobre poznať predpisy, ktoré sa vzťahujú na vypĺňanie cestovných príkazov. S cestovnými príkazmi súvisia nielen povinnosti zamestnancov, ale aj povinnosti zamestnávateľa. Čo sú cestovné príkazy a kedy ich používať?
Čo je pracovná cesta a čo nie
Pracovnú cestu definuje § 2 ods. 1 Zákona o cestovných náhradách 283/2002 Z. z. Citujeme: “Pracovná cesta podľa tohto zákona je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Pracovná cesta podľa tohto zákona je aj cesta, ktorá trvá od nástupu osoby uvedenej v § 1 ods. 2 na cestu na plnenie činností pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty.”
To znamená, že ak vyšlete svojho zamestnanca hoci len do susedného mesta, už sa jedná o pracovnú cestu. Tu nie je dôležité, či cestuje autom, vlakom alebo autobusovou prepravou. Pracovná cesta sa začína vo chvíli, keď zamestnanec opustí svoje pravidelné pracovisko. Končí sa vrátením späť na pravidelné pracovisko zamestnanca.
Príklad: Ak zamestnancovi odchádza vlak o 09:00 hod, no približne 30 minút mu trvá, kým dôjde na vlakovú stanicu, začiatok pracovnej cesty sa eviduje od 08:30 hod, teda sa počíta aj čas presunu k miestu odchodu.
Do pracovnej cesty sa počíta celý čas strávený mimo miesta pravidelného výkonu práce. Započítava sa aj meškanie dopravného prípravku, aj výmena pneumatiky, ak zamestnanec dostane defekt.
TIP: Viete, ako si na aute núdzovo vymeniť pneumatiku?
Čo je cestovný príkaz
Cestovný príkaz je tlačivo, ktorým zamestnávateľ vysiela zamestnanca na pracovnú cestu. Podľa § 57 ods. 1 Zákonníka práce ho na takúto cestu môže vyslať len s jeho súhlasom, aj to iba na dobu nevyhnutne potrebnú na vykonanie zverených pracovných povinností.
Súhlas zamestnanca nie je potrebný, ak:
-
vyslanie na pracovnú cestu vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce;
-
ak je možnosť vyslania na pracovnú cestu dohodnutá v pracovnej zmluve;
-
ak ide o vyslanie v rámci obvodu, kde zamestnanec pracuje alebo v rámci jeho trvalého bydliska.
Aké údaje je potrebné vyplniť v cestovnom príkaze?
Žiadny zákon neurčuje formu cestovného príkazu. Neexistuje záväzná šablóna, resp. tlačivo, ktoré ste striktne povinní používať. Tlačivo cestovného príkazu môžete kúpiť v ktoromkoľvek obchode s tlačivami alebo si ho stiahnuť z internetu. Pokojne si môžete vytvoriť vlastné tlačivo cestovného príkazu. Len dajte pozor, aby v ňom bolo miesto na všetky povinné údaje.
Cestovný príkaz musí obsahovať:
-
údaje o zamestnancovi, ktorý je vyslaný na pracovnú cestu (meno, priezvisko a adresa);
-
údaje o trvaní a meste pracovnej cesty (miesto a čas začatia pracovnej cesty, účel cesty, prestupy, miesto a čas ukončenia pracovnej cesty);
-
použité dopravné prostriedky, ktoré boli vopred dohodnuté na prepravu na pracovnú cestu;
-
súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu vyjadrený podpisom;
-
zálohy súvisiace s pracovnou cestou.
Na zálohy poskytnuté na pracovnú cestu sa potom prihliada pri vyúčtovaní cestovných náhrad. Takéto zálohy môžu zamestnancovi znížiť základ dane, pretože nie sú predmetom dane, ak ich celková výška je do limitu stanoveného zákonom o dani z príjmov.
Tuzemská pracovná cesta a pracovná cesta do zahraničia
Cestovný príkaz je potrebné vyplniť aj vtedy, ak zamestnanec cestuje do zahraničia. Aj tu môžete použiť to isté tlačivo. Tu je však potrebné zapísať presný čas, kedy zamestnanec prekročil hranice. Ovplyvňuje to potom správny výpočet stravného.
Ak je zamestnanec nútený využiť leteckú prepravu, za moment prekročenia hranice sa považuje čas odletu a príletu lietadla podľa letového poriadku. Aj vtedy, keď lietadlo mešká, sa za začiatok zahraničnej cesty považuje plánovaný odlet podľa letového poriadku.
Zhodnotenie pracovnej cesty
To vás čaká po návrate z pracovnej cesty. Informácie, týkajúce sa priebehu cesty, vyplníte do druhej časti cestovného príkazu.
Do 10 dní je zamestnanec povinný odovzdať všetky doklady, ktoré súvisia s nákladmi počas pracovnej cesty. S výnimkou výdavkov na stravné, čo je jediná položka z cestovných náhrad, ktoré nemusí dokladovať.
Zamestnávateľ je povinný do desiatich pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty a uspokojiť nároky zamestnanca, ak nie je v písomnej dohode alebo v pracovnej zmluve dohodnutá dlhšia doba.
TIP: Viete, ako postupovať pri ukončení pracovného pomeru?
Na záver
S pracovnou cestou okrem uvedených predpisov súvisia aj ďalšie, napr.
-
Opatrenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky č. 143/2019 Z. z. o sumách základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách;
-
Opatrenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky č. 176/2019 Z. z. o sumách stravného.
Ak vaši zamestnanci využívajú na pracovnú cestu podnikové alebo súkromné vozidlo, pracovná cesta sa nezaobíde bez knihy jázd. Kniha jázd je účtovný doklad, ktorý sa používa na zaznamenávanie informácií o prevádzke vozidla (firemného alebo súkromného) používaného na podnikanie. Tento dokument môže byť v papierovej alebo elektronickej podobe.
Eva Dedinská, Špecialista na optimalizáciu webov – Naučte sa, ako nastaviť základné SEO on page faktory na svojom webe